Kostenplanung und -überwachung
Wie Sie Ihre Kosten unter Kontrolle behalten – von der Budgetkalkulation über die Rechnungslegung bis zur Abrechnung
Kalkulation eines Projektbudgets
TIPP: So berechnen Sie Mannstunden: Zahl der Teammitglieder mal durchschnittlich für das Projekt geleistete Stunden. Beispiel: 2 Menschen arbeiten je 180 Stunden für das Projekt, drei weitere je 100 Stunden. Zahl der Mannstunden=660. Zum Vergleich: Zahl der Mannstunden einer Vollzeit-Anstellung pro Jahr: 1600 bis 1800.
TIPP: Einreichformulare fassen Kosten meist in wenigen, großen Kategorien zusammen. Um die Finanzen Ihres Projektes optimal zu steuern, können Sie ein internes Budget erstellen, das Ihre Finanzen deutlich detaillierter darstellt und dadurch eine „feinere“ Kontrolle ermöglicht.
Buchhaltung
Fast alle Kulturvereine sind aus Sicht der Finanzen sogenannte „kleine Vereine“ mit einem Budget von weniger als 1 Mio. € jährlich. Unter dieser Grenze dürfen sie ihre Buchhaltung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen.
Bei der Buchung der Geldbewegungen gilt das Zu- und Abflussprinzip, d.h. Buchungen werden mit dem Datum ihrer tatsächlichen Geldbewegung vermerkt. Wichtig: kein Geldfluss ohne schriftlichen Beleg für die Verwendung in der Buchhaltung (Rechnung, Honorarnote)!
TIPP: Zur Erstellung der Einnahmen-Ausgabenrechnung ist eine Tabellenkalkulation die einfachste Methode. Mitglieder der Kulturvernetzung Niederösterreich erhalten auf Anfrage kostenlose Vorlagen.
Controlling
Für ein effizientes Controlling ist die Zuordnung jeder einzelnen Buchungszeile zur richtigen Kostenstelle im Zuge der Einbuchung eine wichtige Voraussetzung. Umgesetzt wird das mittels einer einfachen Codierung.
Sie ermöglicht jederzeit tagesaktuelle Übersichten über die bereits getätigten Ausgaben in einzelnen Kostenstellen und auch für das Gesamtbudget. Die Erstellung der Abrechnung nach Abschluss des Projektes wird dadurch ebenfalls wesentlich erleichtert.
TIPP: Auch an dieser Stelle ist die Verwendung einer Tabellenkalkulation hilfreich. Mitglieder der Kulturvernetzung Niederösterreich erhalten auf Anfrage kostenlose Vorlagen inkl. Vorschläge für Codierungen.
Rechnungslegung
Eine gültige Rechnung enthält folgende Angaben:
- Nehmen Sie die Liste der Arbeitsschritte zur Hand (siehe „Zeitplan erstellen“ unter Projektplanung) und überlegen Sie, was Sie jeweils konkret für die Umsetzung benötigen und welche Kosten damit verbunden sind. Beispiele: Bühne und Technik; Künstlergagen; Materialkosten; Abgaben für Anmeldungen; Büroausgaben (Druckerpatronen, Papier, Telefon); Druckkosten für Werbemittel; Versand; Transporte; Sicherheitsdienste (Security, Polizei, Feuerwehr) etc.
- Schätzen Sie die Kosten mithilfe von Kostenvoranschläge und/oder anderen Informationen (z. B. Aufwand für Gagen)
- Schätzen Sie den Arbeitsaufwand Ihres Teams in Mannstunden und berechnen Sie daraus die Höhe von Eigenleistungen und von ggf. zu bezahlenden Honoraren.
TIPP: So berechnen Sie Mannstunden: Zahl der Teammitglieder mal durchschnittlich für das Projekt geleistete Stunden. Beispiel: 2 Menschen arbeiten je 180 Stunden für das Projekt, drei weitere je 100 Stunden. Zahl der Mannstunden=660. Zum Vergleich: Zahl der Mannstunden einer Vollzeit-Anstellung pro Jahr: 1600 bis 1800.
TIPP: Einreichformulare fassen Kosten meist in wenigen, großen Kategorien zusammen. Um die Finanzen Ihres Projektes optimal zu steuern, können Sie ein internes Budget erstellen, das Ihre Finanzen deutlich detaillierter darstellt und dadurch eine „feinere“ Kontrolle ermöglicht.
Buchhaltung
Fast alle Kulturvereine sind aus Sicht der Finanzen sogenannte „kleine Vereine“ mit einem Budget von weniger als 1 Mio. € jährlich. Unter dieser Grenze dürfen sie ihre Buchhaltung mittels Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen.
Bei der Buchung der Geldbewegungen gilt das Zu- und Abflussprinzip, d.h. Buchungen werden mit dem Datum ihrer tatsächlichen Geldbewegung vermerkt. Wichtig: kein Geldfluss ohne schriftlichen Beleg für die Verwendung in der Buchhaltung (Rechnung, Honorarnote)!
TIPP: Zur Erstellung der Einnahmen-Ausgabenrechnung ist eine Tabellenkalkulation die einfachste Methode. Mitglieder der Kulturvernetzung Niederösterreich erhalten auf Anfrage kostenlose Vorlagen.
Controlling
Für ein effizientes Controlling ist die Zuordnung jeder einzelnen Buchungszeile zur richtigen Kostenstelle im Zuge der Einbuchung eine wichtige Voraussetzung. Umgesetzt wird das mittels einer einfachen Codierung.
Sie ermöglicht jederzeit tagesaktuelle Übersichten über die bereits getätigten Ausgaben in einzelnen Kostenstellen und auch für das Gesamtbudget. Die Erstellung der Abrechnung nach Abschluss des Projektes wird dadurch ebenfalls wesentlich erleichtert.
TIPP: Auch an dieser Stelle ist die Verwendung einer Tabellenkalkulation hilfreich. Mitglieder der Kulturvernetzung Niederösterreich erhalten auf Anfrage kostenlose Vorlagen inkl. Vorschläge für Codierungen.
Rechnungslegung
Eine gültige Rechnung enthält folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Datum
- Wieviel wird in Rechnung gestellt – die Rechnungssumme inkl. einer Angabe, ob und wieviel Mehrwertsteuer enthalten ist. Wenn keine Mehrwertsteuer verrechnet wird, muss auch das explizit auf der Rechnung ausgewiesen werden.
- Wofür wird die Rechnung gestellt – konkrete Nennung der erbrachten Leistungen
- Bei Honorarnoten ist der Auftragszeitraum anzugeben.