Projektplanung und -umsetzung
Zeitplanung, Kommunikation mit Team und Sponsoren, Checklisten: So haben Sie Ihr Projekt gut im Griff!
Zeitplan erstellen
TIPP: Das Vorhaben vom Schluss weg denken: Planen Sie vom ersten Veranstaltungstag aus und ordnen Sie die Aufgaben rückläufig in Richtung Projektbeginn. Anschließend ordnen Sie die Arbeitsschritte von Projektbeginn in Richtung erster Veranstaltungstag. Wenn die Ergebnisse identisch sind (= wenn Sie am Schluss wieder beim ersten Veranstaltungstag angekommen sind), haben Sie einen funktionierenden Zeitplan.
Auftakttreffen
Kommunikation
TIPP: Achten Sie auch während der Umsetzung darauf, den Projektstatus und allfällige Änderungen laufend mit Ihren Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern und/oder Sponsoren zu kommunizieren. Grobe Änderungen bitte immer auch den Fördergebern rückmelden!
Checklisten
TIPP: Schnüren Sie die im Zeitplan erfassten Arbeitsschritte zu Arbeitspaketen und legen Sie To-do-Listen mit den Teilschritten dieser Arbeitspakete an (z. B. Organisation der Räumlichkeiten, welches Material muss besorgt werden, welche Genehmigungen benötigt das Projekt, Flyer- und Plakatverteilung etc.).
- Halten Sie fest, welche Arbeitsschritte in Ihrem Projekt notwendig sind und welche Zeitressourcen Sie dafür benötigen. Bringen Sie diese Schritte in eine zeitliche Abfolge.
- Teilen Sie den Teammitgliedern ihre Aufgaben zu.
TIPP: Das Vorhaben vom Schluss weg denken: Planen Sie vom ersten Veranstaltungstag aus und ordnen Sie die Aufgaben rückläufig in Richtung Projektbeginn. Anschließend ordnen Sie die Arbeitsschritte von Projektbeginn in Richtung erster Veranstaltungstag. Wenn die Ergebnisse identisch sind (= wenn Sie am Schluss wieder beim ersten Veranstaltungstag angekommen sind), haben Sie einen funktionierenden Zeitplan.
Auftakttreffen
- Setzen Sie zu Projektbeginn ein klares Startsignal an das Team und veranstalten Sie ein Auftakttreffen, das den offiziellen Beginn markiert. Inhalt dieses Treffens sollte die Absegnung des Zeitplans und die Arbeitszuteilung sein.
- Diskutieren Sie bei diesem Treffen über Arbeits- und Kommunikationsregeln und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Vorgehensweise.
Kommunikation
- Besprechen Sie den Projektstand in regelmäßigen Treffen/Teamsitzungen. Kontrollieren Sie dabei auch, ob Ihr Zeitplan „hält“, um gemeinsam den Überblick zu bewahren und rechtzeitig handeln zu können, falls Arbeitsschritte nicht in der gewünschten Zeit passieren.
- Bestimmen Sie eine Person im Team, die als Kommunikationsschnittstelle fungiert und von jedem Teammitglied laufend informiert wird. Diese Person sollte auch den Projektablauf inklusive Zeitmanagement überwachen.
- Integrieren Sie Ihre Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner und/oder Sponsoren in Ihr Projekt, indem Sie sie zu wichtigen Ereignissen als Gäste einladen, z. B. bei einer Theaterproduktion zur Generalprobe.
TIPP: Achten Sie auch während der Umsetzung darauf, den Projektstatus und allfällige Änderungen laufend mit Ihren Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartnern und/oder Sponsoren zu kommunizieren. Grobe Änderungen bitte immer auch den Fördergebern rückmelden!
Checklisten
- Checklisten sind ein gutes Werkzeug, um konkrete Arbeitsabläufe, aber auch ein gesamtes Projekt zu strukturieren. Sie helfen dabei, Fehler zu vermeiden (z. B. die Anmeldefrist der Veranstaltung zu versäumen) und den Überblick zu bewahren. Damit können Sie bei standardisierten, immer wiederkehrenden Arbeitsfeldern auch Zeit sparen. Hier finden Sie eine Checkliste für Veranstaltende (Herausgeber: Service Freiwillige).
TIPP: Schnüren Sie die im Zeitplan erfassten Arbeitsschritte zu Arbeitspaketen und legen Sie To-do-Listen mit den Teilschritten dieser Arbeitspakete an (z. B. Organisation der Räumlichkeiten, welches Material muss besorgt werden, welche Genehmigungen benötigt das Projekt, Flyer- und Plakatverteilung etc.).