Die Anforderungen an eine Projektabrechnung sind bei den Förderstellen zum Teil sehr unterschiedlich. Die Details erfahren Sie direkt bei den jeweiligen Förderstellen. Grundsätzlich verlangen alle Fördergeber eine Darstellung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben in Tabellenform sowie den Nachweis der Logoverwendung in Form von Belegexemplaren der Drucksorten.

Eine Projektkalkulation ist immer der Versuch, ein geplantes (= zukünftiges) Vorhaben in Zahlen zu fassen. Im Lauf der Projektumsetzung kommt es fast immer zu Abweichungen von diesem Plan. Bei größeren Abweichungen ist es empfehlenswert, Förderstellen sofort darüber zu informieren und bei der Abrechnung die Begründungen für die Abweichung ebenfalls mitzuliefern.

Wir empfehlen, die Zahlungsbelege zum jeweiligen Projekt mit einer Codierung zu versehen, die aus einem Projektkürzel und einer fortlaufenden Nummerierung besteht. So können Sie jederzeit, auch lange nach Projektende, die Rechnungen zum Projekt sehr einfach aus Ihrer Buchhaltung „holen“.

ACHTUNG: Fördergeber stellen auch zur Dauer der Aufbewahrungspflicht von Belegen unterschiedliche Anforderungen. Achten Sie auf diese Fristen.

Ein Projektbericht hält den Ablauf des Projekts sowie die Anzahl der Besuchenden fest und dokumentiert das Projekt mithilfe von Fotos. Er ermöglicht dadurch einen Gesamteindruck zum Ablauf. Wurde in den Medien über das Projekt berichtet, sollte auch der Pressespiegel integriert werden. Legen Sie die Berichte zum Projekt in Kopie bei.